Mitteilungspflichtige Informationen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Zusammenhang mit dem Zustandekommen eines Vertrages (incl. Antrag für die Aufnahme) über die Betreuung von Kindern in den Kita-Einrichtungen der Gemeinde Zeithain nach Art. 13 DSGVO

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

in den Kindertageseinrichtungen ergeben sich für die Eltern regelmäßig Fragen hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten der dort betreuten Kinder. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

 

 

1. Verantwortlicher:

Gemeinde Zeithain, Hauptstraße 36a

Tel.:          03525 76620

e-mail:     Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Web:        www.zeithain.eu

 

Gesetzlicher Vertreter:

Der/Die Bürgermeister/in

 

Der behördliche Datenschutzbeauftragte ist:

Frank Sommerfeld

Actus-IT

Obere Str. 28a

32108 Bad Salzuflen

Tel.:          05222 921315

e-mail:     Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Web:        www.actus-it.de

 

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

Zwecke:

Zweck der Datenverarbeitung ist das Zustandekommen sowie die Durchführung und Abwicklung bzw. Abschluss eines Vertrages über die Betreuung eines Kindes in einer Kindertageseinrichtung der Gemeinde Zeithain (incl. Aufnahmeantrag).

Wurde der Aufnahmeantrag bei der Gemeinde Zeithain registriert, erfolgt danach die Weitergabe an die Leitungen der Einrichtungen zur weiteren Bearbeitung und Vorbereitung des Betreuungsvertrages. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für einen Vertragsabschluss erforderlich. Weiterhin werden die Daten zur Organisation von Veranstaltungen und Ausflügen, Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten und der Förderung und Bildung der Kinder benötigt.

 

 

 

 

Rechtsgrundlagen:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetzes – SächsDSDG.

 

1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO, SächsDSDG, Abschnitt 2), hier: Die Anbahnung (Aufnahmeantrag), die Durchführung sowie der Abschluss eines Betreuungsvertrages

 

1. Im Rahmen Ihrer Einwilligung für besondere Verarbeitungsprozesse wie z. B. Foto- und Filmaufnahmen, Essengeldzuschuss und Kommunikation zwischen Kindertagesstätte und Sorgeberechtigten mittels CARE-App (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO), die Sie jederzeit widerrufen können

 

1. Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO i. V. mit §§ 47 und 98 ff SGB VIII oder dem §13 SächsKitaG

 

1. Zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 6 Abs. e DS-GVO)

 

 

3. Kategorien der erhobenen Daten:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrages benötigen, hier um Ihnen einen Betreuungsplatz für Ihr Kind bereitzustellen.

 

Kitaaufnahme und Betreuung

Daten der Kinder und Sorgeberechtigte:

Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnanschrift, Tel. Nr., E-Mail, Mobil-Tel. Nr., Familienstand, Geschwister, Betreuungsbeginn, Betreuungszeiten, Einzugsermächtigung, Impfstatus, Anwesenheits- und Fehlzeiten, Staatsangehörigkeit, Abholberechtigte

 

Antragstellung Übernahme Elternbeiträge Kita

Daten der Kinder und Sorgeberechtigte:

Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnanschrift, Einrichtung

 

Veranlagung der Elternbeiträge

Daten der Zahlungspflichtigen

Name, Vorname, Anschrift, Bankverbindung, Zahlungsdaten, Angaben zu den Kindern

 

Aufnahmebogen/Betreuungsvertrag

 

Die Angaben aus dem Aufnahmeantrag werden in den Aufnahmebogen/Betreuungsvertrag übernommen und um weitere ergänzt.

 

 

 

 

Daten in den Kinderakten

Aufnahmeantrag, Aufnahmebogen, Betreuungsvertrag (Zweitausfertigung), ärztliche Bescheinigungen und zahnärztliche Vorsorgeuntersuchung, Einverständniserklärungen zur Bildungsdokumentation und Fotodokumentation, Lerngeschichten, Protokolle über Elterngespräche, Abholberechtigungen, Kontaktdaten für den Notfall, Belehrung zu § 34 IfSG, Merkblatt zur Bestätigung über Alleinerziehende, alle weiteren amtlichen Unterlagen in Bezug auf das Wohl des Kindes (z. B. besonderer Förderbedarf, integrative Betreuung des Kindes).

Sollten Sie Fragen zu diesen Daten haben, dann wenden Sie sich bitte an die/den Leiter(in) der Kindertageseinrichtung.

 

4. Kategorien von Empfänger der Daten:

Ihre Daten werden intern durch die/den Leiter(in) in den Kindertageseinrichtungen verarbeitet und intern an die Gemeinde als Träger der Kindertageseinrichtungen übermittelt, um mit Ihnen den Elternbeitrag abzurechnen.

 

Übermittlung von Daten (Name, Vorname des Kindes, Geburtsdatum, Anschrift) an den Landkreis, dies erfolgt nur im Zusammenhang für die Bearbeitung und Abrechnung der Anträge auf ermäßigte und übernommene Elternbeiträge.

 

Weiterhin werden die zur Durchführung des Betreuungsvertrages aufgenommenen Daten an Auftragsverarbeiter (z. B. CARE-App) entsprechend der erforderlichen Zwecke weitergeben. Sollten Sie entsprechend der oben genannten Einwilligung auch die Teilnahme an der Kommunikationsplattform nutzen, so werden auch diese Kommunikationsdaten mit der Kindertageseinrichtung über die CARE-App durchgeführt. Dabei können auch sog. besondere Kategorien von personenbezogenen Daten gern. Art. 9 DSGVO übermittelt werden. Die CARE-App wird der Kita durch die Carlo & Friends GmbH zur Verfügung gestellt. Dabei werden die Daten der Kita verschlüsselt gespeichert. Zugriff auf die Daten erhalten lediglich von Carlo & Friends GmbH beauftragte IT-Dienstleister zu Wartungs- und Optimierungszwecken. Die Datenspeicherung erfolgt innerhalb von Deutschland. Die datenschutzrechtlichen Vorgaben, wie auch die informationssicherheitstechnischen Gewährleistungsziele werden über den abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag erfüllt.

 

Eine Drittlandsübermittlung an Staaten außerhalb der EU/EWR ist nicht vorgesehen.

 

5. Datentransfer in Drittländer:

Die Daten werden nicht an ein Drittland übermittelt

 

6. Zusätzliche Informationspflichten:

Speicherdauer der personenbezogenen Daten:

Der Betreuungsvertrag wird 10 Jahre aufbewahrt. Sofern kein Betreuungsvertrag zustande kommt, werden Ihre Daten gelöscht.

 

 

Die Löschung der Daten für die Festsetzung des Elternbeitrages durch Bescheid erfolgt nach den gesetzlichen Vorgaben.

 

Der Aufnahmeantrag, die Notfall- und Abholliste und alle nicht mehr erforderlichen Daten werden bei Austritt des Kindes aus der Kindertageseinrichtung vernichtet.

 

Das Portfolio wird dem Kind bei der Abmeldung aus der Kindertageseinrichtung mitgegeben. Die bei uns dafür angefertigten Fotos werden umgehend gelöscht.

 

                                               Rechte der betroffenen Person:

Sie haben ein Recht auf Auskunft (gem. Art. 15 DS-GVO) seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), und auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17 Abs. 1 DS-GVO). Des Weiteren haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

 

Sie haben ein Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

 

Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an den oben genannten Verantwortlichen.

 

Sie haben ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Die Aufsichtsbehörde ist:

Der Sächsische Datenschutzbeauftragte

Devrientstraße 5, 01067 Dresden

 

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten:

Im Rahmen eines Aufnahmeantrages und des Betreuungsvertrages müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind und zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese personenbezogenen Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Betreuungsvertrag mit Ihnen abzuschließen.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO.

 

* Mit DSGVO ist die Datenschutz-Grund­verordnung gemeint (Abl. EU v. 4.05.2016, L 119/1), einsehbar unter http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX­%3A32016R0679